Prvními pracovníky ve vlakových poštách byli pouze zkušení poštovní úředníci. Jeden zapisoval zásilky do seznamů/karet (odtud pochází výraz kartovat), druhý otevíral a zavíral poštovní pytle a zásilky třídil. S přibývající prací byla zřizována místa zřízenecká a poslužná. Čekací doba pro přijetí do stavu posádek vlakových pošt byla několik let. Nároky na vysokou odbornou zdatnost a dobrý zdravotní stav byly vysoké. Práce to byla velmi obtížná, pracovní podmínky velmi spartánské. Veškerá práce byla za jízdy prováděna ve stoje. Nejen třídění zásilek, ale také jejich zapisování do karet. Kvůli silnému kymácení vozu bylo možno použít ke psaní stůl jen pokud vlak stál ves stanici. Kartující úředník používal tvrdou desku, kterou si opřel o tělo. V době před vynálezem kopírovacího papíru vyhotovil kopii opsáním druhý úředník, případně zřízenec.
Aby se ušetřilo na mzdových nákladech, byly vlakové pošty rozděleny na úřednické a zřízenecké/konduktérské. V těch úřednických mohly být zpracovávány všechny druhy zásilek, tedy i ty s cenným obsahem. Zřízenecké mohly zpracovávat pouze listovní poštu. Cenné zásilky v nich cestovaly v již hotových a zapečetěných pytlech přímo k poštovním úřadům určení.
Osvětlení vozů se provádělo zpočátku svíčkami, ale z bezpečnostních důvodů byly brzy nahrazeny olejovými lampami.
Vytápění vozu se provádělo kamny na tuhá paliva, které byly zpravidla uprostřed vozu. Ten úředník, který k nim měl pracoviště nejblíže trpěl teplem, ten nejvzdálenější zimou. Izolace stěn vozů ještě neexistovala a prkny stěn do nich foukal vítr mnohdy i se sněhem.
V takových podmínkách museli pracovat první posádky od poloviny 19. století téměř až do jeho konce. Jejich práce vyžadovala často rychlé a správné rozhodování. Tyto primitivní podmínky to ale v žádném případě neulehčovaly.
S technickým pokrokem se podmínky práce posádek zlepšovaly. Olejové lampy na velmi krátký čas nahradily plynové, ale ty během poslední dekády 19. století rychle nahrazovány elektrickým osvětlením. Vozy tehdy neměly dobíjecí dynamo. Baterie se po ukončení jízdy vyměnily za nabité. Tam, kde měly poštovní vozy svou domovskou stanici byly zřizovány akumulátorovny. Se zářivkovým osvětlením byly vozy dodávány až od roku 1961.
Povolávací rozkazy do rakouské armády od roku 1914 neustále snižovaly počty úředníků i zřízenců ve vlakových poštách. Ti v armádě velmi často skončili zařazeni k obsluze polní pošty, včetně té vlakové. Civilní vlakové pošty trpěly velkým nedostatkem personálu. Silná vlaková pošta, která byla v mírové době obsazena dvěma úředníky, jedním zřízencem a poštovním sluhou, se ze dne na den musela zvládnout ve dvou lidech a mnohdy i jen v jednom. Přitom zásilek neubývalo – naopak. Vojáci rakouské armády mohli zdarma odesílat dopisnice polní pošty. Opačným směrem proudily tisíce balíčků k přilepšení k vojenskému komisárku.
Po převratu v říjnu 1918 a vzniku Československé republiky se stav personálu příliš nezlepšoval. Vrátili se sice demobilizovaní pracovníci, ale nestačilo to pokrývat zvýšené nároky na dosazování k novému státu loajálních úředníků na území Slovenska a Zakarpatské Rusi. K cestě do Československa byli vyzváni čeští poštovní zaměstnanci z Rakouska. Ale přes všechna tato opatření bylo pracovníků pořád málo. Byly proto pořádány nábory do kurzů poštovního provozu. Pomocí absolventů těchto kurzů a vysokého pracovního úsilí zaměstnanců pošty, se nakonec podařilo situaci stabilizovat. V roce 1920 dokonce začaly být dodávány první nové čtyřnápravové vozy, které byly již objednány Čsl. poštou.
Členové posádek vlakových pošt byli po celou dobu existence ambulantních pošt vnímáni jako elita mezi poštovními zaměstnanci.
Novodobí členové posádek vlakových pošt se rekrutovali ze mnoha poštovních učilišť rozesetých po celé republice. Ale kvůli nedostatku personálu přicházeli často rovnou “z ulice”. Zejména po roce 1968 se mohli v jednom voze sejít profesor medicíny se slavným režisérem. Režimem pronásledovaní lidé nacházeli ve vlakových poštách svou novou práci.
V devadesátých letech minulého století organizovalo poštovní školství na učilišti Spojů v Olomouci učňovskou vlakovou poštu z Olomouce do Brna. Ti, kteří v této slavné olomoucké továrně na “vlakaře” získali výuční list, jsou mnohdy ve vedení logistiky České pošty dodnes.